¿Eres eficaz o eficiente?

En entrevista con Martha Debayle en W, Rebeca Muñoz, pionera como mind coach. Creadora del método de dietas conductuales en el proceso de coaching. Autora del libro Elige positivo y Las ocho leyes de la inteligencia emocional. Directora de programas de habilidades humanas en formación ejecutiva empresarial. 20 años de experiencia en Recursos Humanos.

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Donde no hay orden no hay progreso

● Hay personas a las que nunca les alcanza el tiempo. Pero todos tenemos las mismas 24 horas del día.

● El elemento secreto del éxito es el uso del tiempo de una manera estratégica y con base en prioridades.

● Sin priorización, no hay éxito. Si no se sabe a dónde ir, nunca se va a llegar al destino.

● Las personas más exitosas son aquellas que usan de una manera más estratégica y planeada su tiempo, no es que sean más inteligentes: sólo tienen más orden y foco en el uso de este recurso.

Cosas efectivas vs. cosas eficaces

Parecen dos conceptos iguales, pero no lo son.

Efectividad se refiere a hacer las cosas correctas y eficiencia habla sobre hacer las cosas correctamente. Así que cuando el enfoque está en hacer las cosas correctas y a hacerlas bien, será una fórmula poderosa para alcanzar las metas que se hayan establecido.

● La efectividad es tener el foco puesto sobre las cosas que tienen importancia, que van alineadas a conseguir objetivos, objetivos apropiados y previamente diseñados.

● La eficiencia habla sobre el uso de los recursos para hacer lo que se tiene que hacer; entre ellos por supuesto que está el tiempo y su uso adecuado.

Uso del tiempo: activo y productivo

● El uso activo es aquel que tiene cualquier persona que siempre se ve ocupada, que no tiene tiempo para nada, está de arriba para abajo, siempre corriendo, de junta en junta.

● Cuando se observa ese escenario, se puede decir sin duda que es un uso activo, pues tiene una agenda saturada.

● El uso productivo del tiempo es cuando se evalúan qué tantos objetivos y metas alcanzó esa persona en ese uso del tiempo.

● Cuando una persona alcanza los objetivos que se tenían estipulados para la jornada, entonces se puede hablar de un uso productivo del tiempo.

● De otra forma, cuando al final no se alcanzan los objetivos, entonces es un uso improductivo del tiempo.

● La mayoría de las personas tienen un uso activo y no productivo de su tiempo.

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Ejemplo:

Alguien que está en ventas, todo el día está ocupadísimo, lleno de cosas, sube, baja, va y viene.

Al final del día su jefe le pregunta, «¿cuánto vendiste hoy?» y el responde, «pues nada, estuve atendiendo clientes, haciendo reportes, atendiendo juntas. Pero no vendí la cuota del día».

Tips para poner orden y ganar en eficiencia y eficacia

● La falta de claridad y orden son una fuente importante de nuestro agobio porque sentimos que tenemos muchas cosas que hacer, y no sabemos bien qué tantas y cuáles cosas son.

● Una vez que se implementan estas estrategias, se gana eficiencia y eficacia en el día a día, y se utilizará de una mejor manera el tiempo: esto es un ganar-ganar

1. Hacer un listado de todos los pendientes. No mentalmente, sino hacer una lista escrita, de preferencia a mano.

Lo que no se ve no “existe”. Cuando se baja a un papel la lista de pendientes, estos cobran forma e importancia.

2. Identificar aquellos pendientes que tengan más impacto en los resultados que se están buscando y enfocarse en ellos para resolverlos lo más pronto posible de acuerdo a la priorización Urgente / Importante.

3. Resolver y dar salida a aquellos que sean fáciles y sencillos, que lleven menos 5 minutos resolverlos.

Sin importar si son cosas simples, al acumularse y no tener claro cuáles son, lo único que hacen es agobiar.

Si son muchas cosas, hay que destinar un espacio en la agenda de al menos 15 minutos para irlas resolviendo.

4. Adoptar el hábito de revisar la agenda la noche previa, eso da una idea rápida de qué se va a hacer en ese día y marcar al menos una cosa que sí o sí, se tiene que resolver antes de que acabe el día.

5. Seleccionar el pendiente o tarea con base en el cuadrante de Urgencia / Importancia.

● No se trata de trabajar mucho, sino de hacerlo con estrategia.

Leer más: Estrategias para darle un break a tu mente.