¿Cómo organizar documentos?

Mexico City

Claudia Torre, Pionera de la Organización Profesional de Espacios en México y Latinoamérica. Fundadora de organizARTE® en donde da el servicio de Organización Profesional de Espacios en la CDMX, y de la Academia Claudia Torre® donde da cursos presenciales, digitales y virtuales a personas que quieren aprender a organizar sus casas, o quieren formarse como Organizadores Profesionales.

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Materiales

• Folders colgantes tamaño oficio o carta

• Folders de 5 colores diferentes (rojo, amarillo, naranja, verde y azul)

• Porta-folders

• Engrapadora

• Clips

• Quitagrapas

• Post-its pequeños

• Sharpie negro

• Etiquetadora con 1 cartucho extra

• Un letrero enmicado para cada categoría: (Leer, Acción, Triturar, Archivar, Basura, Proyectos y Tesoros)

• Bolsas para basura (reciclaje)

• Cajas y tapas

• Archivero tamaño oficio o carta

• Paso 1: trata de apartar 1 o 2 días en tu agenda.

• Paso 2: Elije una zona de tu casa u de tu oficina en dónde puedas trabajar a gusto

• Paso 3: Prepara el material de trabajo. Si no tienes todas las cosas, es preferible no empezar.

• Paso 4: Junta TODO el papel que tienes en tu casa o en tu oficina

• Paso 5: Ahora sí, comencemos, lo primero que tenemos que hacer es preparar el sistema.

¿CÓMO PREPARAR EL SISTEMA?

• Para preparar el sistema vas a necesitar 7 cajas de archivo, ya sea tamaño carta o tamaño oficio. Del mismo modo, los folders colgantes que elijas deberán de ser del tamaño que quieras para tu archivo final, carta u oficio.

• Ahora sí, las primeras 5 cajas que utilizarás colócalas una junto a la otra hasta formar una fila.

1. La primera caja corresponderá a la categoría de LEER y deberá llevar 2 folders colgantes uno se llamará LECTURA PASIVA y otro LECTURA ACTIVA.

o La LECTURA PASIVA es la que simplemente lees sin ninguna acción requerida. La LECTURA ACTIVA es aquella que, al ir leyendo, necesitas hacer algo más, como subrayar, marcar o tomar notas.

2. CAJA DE ACCIÓN: Una caja con 3 folders colgantes para la categoría de ACCIÓN, cada folder debe de llevar un nombre:

o URGENTE: documentos con los que se tiene que tomar una acción inmediata, por ejemplo, pagar un recibo, una factura, mandar un documento a alguien

o El segundo folder debe llamarse MEDIO: documentos que requieren de una acción a mediano plazo, no mayor a 15 días.

o Y por último, PROYECTOS: documentos, materiales, fotos o cualquier otro tipo de papel que requieran de más de una acción por tomar para lograr el objetivo.

3. La siguiente caja será la de TRITURAR: en ella pondrás todos los documentos que ya no quieras, pero que por su confidencialidad o datos personales sea mejor triturar.

4. El resto de los folders colgantes se colocan en la cuarta caja, llamada ARCHIVAR: al ir revisando tus documentos, habrá muchos que quieras conservar para tenerlos archivados. Es en esta caja donde los irás colocando y abriendo una categoría para cada una de esas clasificaciones. Para hacerlo de forma ordenada, apóyate con los post-its para ir nombrando cada una de ellas.

o Dentro de la categoría de ARCHIVAR: puedes tener un folder que se llame TESOROS, en donde podrás colocar cualquier papel que quieras guardar por su valor sentimental: cartas, fotos, recuerdos, dibujos, etc.

5. La última caja de la fila será la de la BASURA: en donde pondrás todos los papeles que ya no quieras.

¡Estos papeles los puedes llevar a RECICLAR!

Una vez que tengas las cajas preparadas, ¡Ya está listo el sistema!

LA METODOLOGÍA DEL O.R.D.E.N.® PARA PAPELORDENA IGUALES CON IGUALES

• Lo primero que tienes que hacer es ir sacando de las cajas de archivo cada uno de los papeles que juntaste, e irlos clasificando por tipo:

Etiqueta los folders de colores de la siguiente manera:

• El ROJO se llamará URGENTE

• El AMARILLO se llamará MEDIO

• El VERDE se llamará POR ARCHIVAR

• El NARANJA se llamará POR LEER

• El AZUL se llamará PROYECTOS

• Coloca el contenido que haya quedado en la caja de ACCIÓN en el folder correspondiente

• En este momento, el único folder que quedará vacío será el VERDE. Puedes usar este folder temporalmente para poner los papeles que necesitas archivar pero no lo puedes hacer en ese momento. El objetivo es que no los dejes sueltos encima del escritorio.

• Coloca tu nuevo Sistema de Acción sobre tu escritorio, o en un lugar en donde lo tengas a la mano en todo momento. Lo importante es que lo puedas revisar continuamente y tomar las acciones precisas y archivar constantemente, para evitar que el caos regrese

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